Come organizzare una formazione su Microsoft Copilot divisa per reparti

Perché per reparto e non un corso uguale per tutti?

Chi lavora in amministrazione e chi lavora in vendita usano Copilot su compiti diversi: da una parte riepiloghi in Excel e chiusure di fine mese, dall'altra offerte, email ai clienti e presentazioni. Un corso uguale per tutti mostra le funzioni; un percorso per reparto parte dal compito che quelle persone fanno ogni settimana.

C'è anche un motivo di tempo. Dopo un corso isolato l'uso tende a calare nelle settimane successive, perché nessuno lo segue. Lavorare un reparto alla volta permette di accompagnare le persone fino a quando lo strumento entra nel lavoro di tutti i giorni.

Cosa controllare prima di iniziare?

Prima della prima sessione serve una fotografia di partenza. Sono sei cose:

• Licenze: quante sono, a chi sono assegnate e chi le usa già.
• Permessi su SharePoint e Teams: secondo Microsoft, Copilot mostra a ciascuna persona solo i contenuti a cui ha già accesso. Se i permessi sono troppo larghi, Copilot li rende evidenti.
• Regole d'uso: quali strumenti AI sono approvati e quali dati si possono usare.
• Uso di oggi: il report di utilizzo di Microsoft 365 Copilot nel centro di amministrazione.
• Un questionario a tutti, con le stesse domande che ripeterai a ogni ciclo.
• Due o tre obiettivi concordati con la direzione, con partenza, traguardo e scadenza.

Da quale reparto partire?

Parti da un processo che si ripete ogni settimana, che produce un documento o una mail, che usa dati già presenti in Microsoft 365 e che ha un responsabile disposto a seguirlo. Qualche esempio:

• Vendite: preparare un'offerta partendo dalle mail del cliente in Outlook e dai dati in Excel.
• Amministrazione: il riepilogo mensile in Excel e il commento ai numeri.
• Risorse umane: annunci di lavoro e domande per i colloqui in Word.
• Marketing: bozze di newsletter e di post a partire da documenti interni.
• Direzione: riassunto delle riunioni in Teams e piano delle azioni.

Come si svolge una sessione per reparto?

1. Gruppi piccoli di colleghi dello stesso reparto, ciascuno con i propri file.
2. Il formatore mostra il compito reale dall'inizio alla fine, dentro le app che il reparto usa già.
3. Ognuno lo rifà sul proprio lavoro, con il formatore accanto.
4. A fine sessione un compito realistico, valutato sul risultato che la persona produce e non sul prompt che scrive.

Come capire se dopo la sessione Copilot si usa davvero?

Il report di utilizzo di Microsoft 365 Copilot, nel centro di amministrazione, mostra per ogni persona con licenza la data dell'ultima attività in Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint e nelle altre app, su periodi di 7, 28, 90 o 180 giorni. Conta come attività un'azione intenzionale, per esempio inviare un prompt: aprire il pannello di Copilot non basta.

Confronta l'uso prima e dopo la sessione tra chi ha partecipato e chi no. Tieni conto che i dati di un giorno arrivano di norma entro 48 ore. Il metodo completo è nella guida su come misurare l'uso dell'AI dopo un corso.

Perché ripartire ogni trimestre?

Copilot cambia di continuo: nuove funzioni nelle app, agenti costruiti con Copilot Studio, nuove impostazioni per gli amministratori. Un ciclo trimestrale tiene il passo. Il ciclo successivo parte dai dati del precedente: i reparti dove l'uso è fermo, le domande rimaste aperte e le novità uscite nel frattempo.