Account AI personali in azienda: come riportare il lavoro sugli strumenti approvati
A cura di Matteo Garoli, Thrive X · Aggiornata il
In breve
Prima misura il fenomeno con un questionario anonimo che chieda quali strumenti AI si usano per lavoro. Poi rendi lo strumento approvato più comodo di quello personale: licenze a chi serve, formazione sui compiti veri del reparto e regole d'uso semplici. Ripeti la misura ogni trimestre e guarda se la quota di uso non governato scende.
Perché le persone usano account personali?
Quasi sempre per risparmiare tempo. Lo fanno quando lo strumento aziendale non c'è, quando la licenza non è assegnata a loro o quando non sanno usarlo sui propri compiti. Un divieto senza alternativa sposta il fenomeno altrove.
Qual è il rischio per l'azienda?
I dati aziendali messi in un account personale escono dai controlli dell'azienda: permessi, conservazione, contratti con il fornitore. Le garanzie che Microsoft e Google dichiarano per Copilot e Gemini Enterprise valgono per gli account aziendali.
C'è poi l'AI Act: l'articolo 4 chiede a chi usa sistemi di AI di sostenere l'alfabetizzazione in materia di AI del proprio personale. Formare le persone sugli strumenti approvati, e documentarlo, aiuta a rispondere.
Come si misura senza controllare le persone?
- Un questionario anonimo, con risultati solo di gruppo e da almeno cinque persone in su.
- Una domanda concreta: quali strumenti AI usi per lavoro, con quale account.
- La quota di uso non governato: le persone che dichiarano di usare account personali per lavoro.
- Nessun controllo sui dispositivi o sulla navigazione: la misura serve solo a capire quanto è diffuso il fenomeno.
Quali mosse riportano il lavoro sugli strumenti approvati?
- Licenze a chi le userà davvero, e riassegnazione di quelle ferme.
- Regole d'uso brevi: cosa si può fare con lo strumento aziendale, quali dati non vanno messi altrove.
- Formazione per reparto sui compiti veri, così lo strumento approvato diventa il modo più veloce di lavorare.
- Persone di riferimento in ogni reparto che aiutano i colleghi.
- Spiegare il perché: la protezione dei dati dell'azienda e delle persone.
Come capire se sta funzionando?
Ripeti il questionario ogni trimestre: la quota di uso non governato deve scendere. Nello stesso periodo, nei report di uso degli strumenti approvati, le persone attive devono salire. Se scende la prima ma non sale la seconda, le persone hanno smesso di usare l'AI invece di passare allo strumento giusto.